Согласно исследованиям компании HeadHunter, 60% работников обманывают руководителей, занимаясь посторонними делами в рабочее время. Этот фактор и частые опоздания работников являются причиной потерь организации от неэффективной работы персонала. Добиться повышения дисциплины в организации и свести к минимуму влияние человеческого фактора помогает автоматизированная система учета рабочего времени сотрудников.

Учет рабочего времени сотрудников

В современном мире, для обеспечения роста прибыли и процветания компании, нам нужны надежные и неподкупные системы учета. Одной из таких систем, является учет рабочего времени персонала. Данная система играет важную роль в управлении, как большим предприятием, так и небольшой фирмой или офисом, полезна для всех отраслей и видов деятельности независимо от размера и штата организации. Если вас беспокоит посещаемость сотрудников компании, и правдивая информация о деятельности персонала, то вам поможет установка системы автоматического учета рабочего времени.

Долгое время единственной возможностью обеспечить контроль рабочего времени был ручной учет – заполнение табеля. Это трудоемкий процесс, не исключающий ошибок и неточностей вследствие влияния «человеческого фактора» и требующий трудоемкой последующей обработки сведений.

Прогресс предоставляет более эффективные способы учета рабочего времени, основанные на автоматизации, позволяющие качественно улучшить эту процедуру. Они различны по принципам применения и различным функциональным особенностям.

Какие проблемы могут решить автоматизированная система учета рабочего времени

С помощью более продуктивных систем учета можно не только качественнее и эффективнее контролировать занятость персонала и эффективность его работы. В зависимости от поставленных задач, выбранная руководством автоматика может помочь в достижении таких целей, как:

• Регистрация соответствия занятости каждого конкретного сотрудника установленному в организации внутреннему распорядку (опоздания, ранние уходы, долгое отсутствие во время обеденного перерыва или «паузы» в рабочее время);
• Видимое укрепление внутренней дисциплины среди персонала;
• Серьезное подспорье в ведении статистики и составлении итоговой отчетности;
• Более быстрое и простое планирование занятости сотрудников, более обоснованное составление графиков;
• Помощь в принятии управленческих решений, касающихся режима дня, кадровых вопросов, внутреннего трудового распорядка и др.;
• Значительная финансовая экономия;
• Минимизировать ошибки в связи с процедурами ввода данных вручную;
• Оптимизировать и автоматизировать процессы подсчета, которые занимали слишком много времени вручную
• Вести порядок контроля учета посещений клиентов (электронная очередь и время работы с клиентом).

Интеграция с другими системами безопасности

Система учета рабочего времени может быть интегрирована с другими системами безопасности, для обеспечения комплексных мер контроля в целом. Явным примером служит интеграция с системой контроля и управления доступа. На проходной предприятия ставится турникет, через который осуществляется проход сотрудников по картам доступа с одновременным учетом рабочего времени. Такой же контроль можно осуществить по средство видеонаблюдения с системой распознавания лиц.

Учет времени и система электронной очереди

Так же с учетом рабочего времени, можно интернировать электронную очередь, что поможет вам понимать эффективность и время работы с клиентами. Как это работает: при входе к вам, клиент получает в терминале талон посетителя, где фиксируется его время получения. Далее на электроном табло он видит свой номер и номер сотрудника который будет оказывать услугу. По окончанию услуги система учета регистрирует факт ухода клиента. Это даст Вам некие аналитические данные, такие как:

• Время ожидания клиента, анализ загруженности сотрудников и выявления очереди;
• Общее количество клиентов, эффективные сделки и отказы;
• Время обслуживания, эффективность работы персонала;
• Так же можно ввести систему электронной оценки работы сотрудника, путём опроса клиента.

На что стоит обратить внимание при выборе системы учета рабочего времени

Выбор системы обусловлен несколькими критериями которые мы рассмотри ниже

• По количеству сотрудников, нуждающихся в учете. Это показатель влияет на выбор оборудования, необходимого для установки. В крупных компаниях могут потребоваться автономные терминалы учета посещаемости и рабочего времени, работающее по локальной сети;
• Метод идентификации сотрудника или клиента. Это могут быть биометрические сканеры, карты доступа, терминалы электронной очереди и тому подобное. Либо комбинированный метод определения личности;
• Вид системы учета рабочего времени. Автономный или интегрированный с другими системами. Интеграция с системой видеонаблюдения, дверьми и турникетами под управлением СКУД и другими системами безопасности;
• Масштабируемость системы учета рабочего времени. Ведение контроля учета на нескольких объектах одновременно.

Система автоматического учета рабочего для бухгалтерского учета

Значительную часть своего времени бухгалтер тратит на подсчет рабочего времени сотрудников, беря данные из табельных листов, и переводя их в программу бухгалтерского учета. Все данные должны быть вручную скопированы в базу данных компании, а затем включены в систему начисления заработной платы, что требует много времени и усилий. Однако установка системы автоматического учета рабочего времени и посещаемости, может быть просто интегрирована с вашей базой. Что даст возможность быстрого расчета ежемесячной заработной платы. Более того, поскольку данные уже находятся в цифровом формате, их легче контролировать или найти интересующий момент времени.

Система автоматического учета рабочего времени и посещаемости всегда предпочтительнее ручных систем для всех, кроме самых маленьких компаний. Если вы намереваетесь расширить компанию и увеличить штат сотрудников, то в какой-то момент вам стоит установить данную систему, что даст вам преимущество в управлении и понимании процессов, связанных с контролем и распределением рабочего времени персонала.

Многие из программ учета времени интегрируются с 1С Бухгалтерия для выполняя выгрузки и формирования отчета и расчёта заработной платы на основе электронных табельных листов.

Контроллеры для системы учета рабочего времени

Мозгом системы учета рабочего времени является контроллер, задачей которого считается запись событий, контроль применения правил и контроль исполнения.

 Полезные советы:

• Не экономьте на оборудование для системы учета рабочего времени;
• Покупая систему убедитесь в её совместимости с вашей бухгалтерской программой. Дальнейшая доработка программного обеспечения, может обойтись вам в круглую сумму;
• Пред покупкой готовых решений изучите возможности оборудования, его комплектацию и функционал программного обеспечения;
• Приобретая лицензию узнайте о её возможностях и стоимости дальнейшего расширения;
• При монтаже обратите внимание на качество проводимых работ. Установка учета рабочего времени должна выполнятся согласно всем СНиП.